Automatización empresarial: cómo optimizar la gestión de tu empresa

Es un momento lleno de desafíos, pero la tecnología también nos brinda muchas oportunidades, si sabemos aprovecharla. La automatización empresarial supone una gran cantidad de ventajas en cuanto a productividad y resultados. Si quieres reducir costes y aumentar la eficiencia, es el momento de delegar más en soluciones digitales.

Automatizar puede ayudarte a conseguir mejores resultados en 2023. Toma nota de algunas acciones que puedes llevar a cabo para impulsar a todos los niveles la gestión de tu negocio.

Si avanzas hacia la transformación digital de tu empresa, puedes conseguir:

Mejora de los procesos internos del negocio
Reducción de costes y optimización de recursos
Más satisfacción del personal y de la clientela
Aumento de las ventas y de la fidelización
Reputación de marca y confianza por parte del mercado
Gestión de la empresa más eficiente a todos los niveles

En definitiva, se trata de lograr hacer más con menos en el día a día, con el uso de herramientas digitales.

Automatización empresarial para optimizar la gestión del negocio

A día de hoy no tiene sentido ocuparse de asuntos que se pueden delegar en la tecnología. Además, se vuelve imprescindible dar el salto digital para competir en un mercado exigente, que vive tiempos de inflación y recesión.

Igual que tenemos máquinas en casa que nos permiten lavar con más agilidad, en el mundo empresarial ocurre lo mismo. La ‘Roomba’ es al hogar lo que un sistema de gestión a un negocio.

Vamos a ver algunos consejos de cómo optimizar la gestión de la empresa mediante la automatización empresarial.

1. Agiliza y mejora la comunicación con los clientes

Tanto los clientes como los prospectos de una empresa se deben cuidar como algo muy valioso. Sin embargo, la falta de tiempo o de las herramientas adecuadas no siempre ayudan. El uso de un CRM para autónomos o empresas es muy útil para generar una comunicación más ágil. Por ejemplo, puedes programar mensajes concretos personalizados para fechas clave.

El CRM (Customer Relationship Management) es un sistema informático de gestión de datos del cliente. Este tipo de software cuenta con muchas otras ventajas:

Ayuda a encontrar con rapidez los datos de cualquier contacto
Facilita el acceso a la información de cualquier empleado
Ayuda a hacer seguimiento de oportunidades de venta
Permite automatizar reservas o citas
Ofrece informes clave que ayudan a la toma de decisiones
Si la solución es en la nube, se tiene acceso desde cualquier lugar

Además, muchos programas de este tipo cuentan con la integración fácil del sistema a otras soluciones. Hablaremos más adelante sobre la importancia que tiene esto para tu automatización empresarial.

2. Incorpora soluciones de automatización de Recursos Humanos

En una empresa se pueden perder muchas horas en coordinar a los empleados. Por suerte, hay programas de RRHH que permiten automatizar todos los procesos de esta área.

Imagina lo que puede mejorar tu empresa en el día a día si realizas de manera más ágil ciertas tareas de gestión del personal. Estas son algunas de las acciones que puedes delegar en la tecnología:

Automatización de las nóminas
Gestiona bajas, turnos, ausencias y vacaciones
Controla la jornada laboral
Facilita al empleado un portal donde acceder

Menos trámites y más comodidad, para que tu empresa se pueda centrar en los aspectos más importantes del personal.

Con una gestión empresarial de los aspectos administrativos de los empleados, podrás enfocarte en otros aspectos como:

Formaciones
Desarrollo de carrera
Motivación
Cohesión de equipos
Conciliación laboral

Si las tareas más mecánicas se pueden delegar, podrás aportar valor agregado en las relaciones internas, reforzando la retención y el bienestar de tu gente. Todo esto se traduce, en definitiva, en empleados más satisfechos.

Además, ¿sabías que los empleados motivados rinden más? Son muchos los estudios que apuntan en esta dirección. Por lo tanto, invertir en tecnología y dejar espacio a la motivación ayuda al desempeño y a la rentabilidad de la empresa.

3. Utiliza un software para la gestión contable y financiera

Imagina poder acabar con las urgencias en las presentaciones de modelos de tu sociedad. ¿Y qué tal si pudieras olvidar casi por completo la conciliación bancaria porque se hace sola? Todas las obligaciones contables y relacionadas con pagos y cobros se pueden automatizar.

El trabajo administrativo que antes se hacía manualmente, hoy se puede programar en gran medida. Así, por ejemplo, se pueden automatizar los envíos de facturas a los clientes y determinados pagos, entre otras muchas tareas.

Solo hay que contar con un programa específico para ello, que ayude a reducir la dedicación del personal, los errores y los plazos durante el proceso.

Algunos ERP cuentan directamente con un módulo específico de contabilidad y de facturación. Además, determinadas empresas ofrecen este software en concreto, que se puede integrar con otras soluciones.

4. Automatiza las acciones de marketing digital

Por mucho que logres automatizar procesos, si no logras más ventas, de nada le servirá al crecimiento de tu negocio. Mejorar la web y estar más presente en los distintos canales digitales puede ser clave para el éxito futuro de tu empresa.

Por suerte, no tienes que invertir tantos recursos ni personal para ello como podría parecer. En primer lugar, hay programas que automatizan el marketing digital en muchos aspectos.

MailChimp te permite programar emails personalizables
Creator Studio de Meta lanza posts automáticos en las redes sociales
Con Metricool puedes visualizar y programar informes de resultados
Canva cuenta con plantillas fácilmente personalizables para diseñar posts o banners
HubSpot integra muchas soluciones de marketing automatizado

Si quieres vender más y aumentar tu reputación y visibilidad de marca, no dejes de estar en los canales clave. Lo importante es que tengas la herramienta adecuada para cada necesidad, y que puedas maximizar tus esfuerzos e inversiones.

Además, este tipo de soluciones te ayuda a evitar improvisaciones cuando se trata de promocionar tu empresa. Un plan estratégico dividido en fases es fundamental para ver resultados.

5. Prueba y analiza las características de las herramientas

Antes de elegir cualquier programa, valora que estés dando con lo que necesitas. Son muchas las soluciones que encontrarás en la red, ¿pero cuáles te convienen? En primer lugar, recuerda que lo habitual es que tengas una demo gratuita disponible. Así, antes de hacer la inversión, puedes probar y ver si la solución te encaja.

Asegúrate de que tus soluciones sean fácilmente integrables entre sí. Cuanto más consigas conectar y coordinar todos tus activos digitales, mejor para tu gestión empresarial. Esta es una característica que suele aparecer en la página web oficial de cualquier programa.

Además, asegúrate de elegir herramientas intuitivas, fáciles de usar por cualquier persona. Piensa en el que menos se maneje con la tecnología de tu empresa: ¿sabrá entender y usar ese software? Es normal que al principio haya dificultad, pero debe ser una curva de aprendizaje corta.

Esto al mismo tiempo te facilitará la motivación e implicación del equipo. Una vez pase la etapa inicial de adaptación, todo será más fácil para todos, si has dado con las herramientas adecuadas. Menos incidencias, más agilidad y una comunicación interna fluida son muy satisfactorias para todo el personal.

Otro punto importante es que recuerdes la importancia de hacerte con soluciones que ofrezcan soporte y actualizaciones. Surgirán problemas o dudas en el futuro, más vale que tus herramientas cuenten con una empresa sólida y resolutiva detrás, que te ayude en el futuro.

Lleva tu automatización empresarial al siguiente nivel

Ante un escenario económico de inflación y un mercado global cada vez más competitivo, digitalizar el negocio ya no es opcional. Si quieres que tu empresa crezca en 2023, necesitarás automatizar muchos procesos.

Por suerte, a día de hoy las empresas españolas pueden aprovechar el kit digital, y así mejorar a nivel tecnológico con ayuda institucional.

Estas son algunas de las herramientas que te ayudarán a sistematizar la gestión:

Un CRM para gestionar a los clientes y proveedores
Soluciones de RRHH para automatizar nóminas y demás
Un programa de contabilidad y para llevar la facturación
Herramientas de automatización del marketing digital

Como puedes ver, actualmente tienes muchas formas de lograr ahorrar tiempo y ganar en rentabilidad. La inflación no debería preocuparte tanto, si tienes unos procesos más optimizados que te permiten ser más competitivo.

¡Mucho éxito y que consigas los mejores resultados para tu empresa en 2023!

Firma:

Beatriz Ariza Rossy – Escritora y experta en marketing freelance

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